La llegada de Verifactu y de la nueva normativa sobre sistemas informáticos de facturación está generando una enorme preocupación entre autónomos y pequeños negocios. Especialmente entre quienes trabajan con estructuras simples, tienen pocos clientes o utilizan herramientas básicas para emitir facturas.

Muchos profesionales creen que esta normativa solo afectará a grandes empresas o a negocios con programas complejos de gestión. Sin embargo, las consultas vinculantes emitidas recientemente por la Dirección General de Tributos demuestran que el alcance de Verifactu puede ser mucho más amplio.

Y aquí aparece uno de los mayores problemas: numerosos autónomos siguen facturando mediante Word, Excel o pequeños programas desarrollados a medida pensando que están fuera de la normativa, cuando en muchos casos no es así.

Verifactu no es exactamente lo mismo que la factura electrónica

Una de las principales confusiones actuales consiste en mezclar Verifactu con la futura obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales.

Aunque ambas reformas están relacionadas con la digitalización fiscal, no regulan exactamente lo mismo.

La factura electrónica obligatoria deriva de la Ley Crea y Crece y afectará principalmente a las relaciones B2B entre empresarios y profesionales.

Por su parte, Verifactu regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para facturar.

Es decir, una cosa es la obligación de emitir facturas electrónicas y otra distinta es que el programa o sistema utilizado para emitirlas cumpla los requisitos técnicos exigidos por Hacienda.

¿Qué busca realmente Hacienda con Verifactu?

El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 pretende garantizar que los sistemas de facturación:

• Aseguren la integridad de los registros,

• Eviten alteraciones o manipulaciones,

• Permitan la trazabilidad de las facturas,

• Y garanticen la conservación y accesibilidad de la información.

En otras palabras, Hacienda quiere impedir que puedan modificarse o eliminarse facturas sin dejar rastro.

Y para ello amplía enormemente el concepto de “sistema informático de facturación”.

El gran error de muchos autónomos: “yo solo facturo con Word”

La DGT ha analizado varios casos especialmente interesantes que afectan directamente a freelancers y pequeños negocios.

Uno de ellos es el de un guía turístico que emitía facturas:

• Manualmente,

• Mediante documentos Word,

• O generando PDFs sencillos.

La consulta es muy relevante porque Hacienda aclara algo importante: las facturas completamente manuscritas, sin utilizar ningún sistema informático, podrían quedar fuera del Reglamento Verifactu.

Sin embargo, el problema aparece cuando existe cualquier tipo de procesamiento o conservación digital de la información.

Word, Excel y bases de datos pueden considerarse sistemas de facturación

La DGT deja claro que no importa únicamente el nombre del programa utilizado. Lo verdaderamente relevante es analizar qué funciones realiza.

Hacienda entiende que podría tratarse de un sistema informático de facturación sometido al Reglamento, si el sistema:

• Almacena clientes,

• Conserva facturas,

• Reutiliza datos,

• Permite generar documentos automáticamente,

• O procesa información de facturación,

Y esto afecta directamente a muchísimos autónomos que trabajan con soluciones aparentemente “simples”.

Incluso un sistema muy básico puede quedar sometido a Verifactu

Una de las consultas más interesantes analiza un pequeño programa cuya única función era generar documentos Word (.DOCX) con los datos de las facturas. El sistema almacenaba clientes, conceptos e importes y permitía reimprimir las facturas posteriormente.

El contribuyente entendía que aquello no debía considerarse un sistema de facturación sometido a Verifactu, ya que posteriormente la contabilidad se realizaba manualmente.

Sin embargo, la DGT concluye que el simple hecho de procesar y conservar información de facturación puede implicar la aplicación del Reglamento.

Este criterio es especialmente importante porque demuestra que Verifactu no se limita a grandes ERPs o complejos programas empresariales. También puede afectar a herramientas pequeñas o desarrollos internos utilizados por freelancers y profesionales.

¿Y si trabajo con clientes extranjeros?

Otra duda muy habitual entre freelancers digitales y consultores online es si Verifactu también afecta a las facturas emitidas a clientes internacionales.

La respuesta de la DGT es clara: sí.

El hecho de facturar a clientes intracomunitarios o de fuera de la Unión Europea no excluye automáticamente la aplicación del Reglamento cuando el profesional utiliza un sistema informático de facturación en España.

Esto afecta especialmente a:

• Programadores,

• Diseñadores,

• Marketers,

• Consultores,

• Copywriters,

• Y profesionales digitales que prestan servicios al extranjero.

Muchos creen erróneamente que trabajar con clientes internacionales les deja fuera de Verifactu, cuando realmente la clave está en el uso del sistema de facturación y no en la residencia del cliente.

Las fechas clave que debes conocer

La DGT recuerda que los plazos máximos actuales para adaptarse a Verifactu son:

• 1 de enero de 2026 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.

• 1 de julio de 2026 para el resto de obligados tributarios.

Aunque estas fechas constituyen límites máximos, nada impide adoptar sistemas adaptados antes de esos momentos.

El problema de los programas antiguos o desarrollados a medida

Muchos autónomos utilizan:

• Software antiguo,

• Pequeños programas personalizados,

• O herramientas que llevan años sin actualizarse.

Y aquí aparece otro aspecto muy relevante de las consultas analizadas.

La DGT recuerda que los productores y comercializadores de software tenían hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas a los requisitos técnicos de Verifactu.

No obstante, existe un matiz importante.

Si el cliente tenía suscrito antes de esa fecha un contrato de mantenimiento plurianual, podrá continuar utilizando temporalmente el sistema antiguo hasta las fechas límite de adaptación. En cambio, si no existe ese mantenimiento, la obligación de adaptación podría resultar inmediata.

Cómo saber si tu programa cumple realmente Verifactu

La normativa obliga a los productores de software a emitir una declaración responsable acreditando que el sistema cumple los requisitos exigidos por Hacienda.

Por tanto, cualquier autónomo puede solicitar esa declaración a su proveedor para comprobar si el programa está correctamente adaptado.

Este punto es especialmente importante para quienes utilizan programas poco conocidos o desarrollos personalizados.

Hacienda ofrecerá un sistema gratuito

Otro aspecto que puede resultar especialmente útil para pequeños autónomos es que la Agencia Tributaria prevé ofrecer una aplicación gratuita de facturación.

Esto puede ser una alternativa razonable para:

• Freelancers,

• Pequeños profesionales,

• O negocios con un volumen reducido de facturación.

Conclusión

Las consultas vinculantes de la DGT dejan una idea muy clara: Verifactu no afecta únicamente a grandes empresas o complejos programas de gestión.

En realidad, la normativa puede alcanzar a cualquier autónomo que utilice herramientas digitales para generar, almacenar o procesar facturas, incluso cuando se trate de sistemas aparentemente simples como Word, Excel o pequeños programas internos.

La verdadera clave no está en el nombre del software utilizado, sino en las funciones que realiza y en si procesa o conserva información de facturación.

¿No sabes si tu sistema de facturación cumple Verifactu?

En FiscalTip ayudamos a autónomos, freelancers y negocios digitales a analizar si están realmente obligados, qué sistemas pueden utilizar, y cómo adaptarse correctamente a Verifactu y a la futura factura electrónica.

👉 Consulta tu situación antes de que entren en vigor las nuevas obligaciones fiscales.